Privātuma aizsardzība

Informācija kandidātēm un kandidātiem uz darbu (Privātuma aizsardzības politika)

Šī informācija attiecas uz kandidātiem, kuri piedalās SILVERHAND veiktajos personāla atlases procesos darba devēju vārdā, kuru juridiskā adrese atrodas Polijā, Eiropas Savienībā vai Eiropas Ekonomikas zonā, tostarp ārvalstu pagaidu darba aģentūru, kas norīko darbiniekus pie darba devējiem-lietotājiem. Vīriešu dzimtes forma “kandidāts” tiek izmantota tikai, lai vienkāršotu un uzlabotu šīs informācijas lasāmību. Visi tās noteikumi vienlīdz attiecas uz kandidātēm un kandidātiem.

1. Datu pārzinis un kontaktinformācija

Personas datu pārzinis ir SILVERHAND Dominik Matczak, ul. Garbary 35/9, 61-868 Poznań, NIP 6222558929, nodarbinātības aģentūra, kas reģistrēta Valsts nodarbinātības aģentūru reģistrā ar numuru 7822, turpmāk tekstā – “Silverhand” vai “Pārzinis”. Jautājumos, kas saistīti ar personas datu apstrādi, ar Pārzini var sazināties: pa e-pastu rodo@silverhand.eu, nosūtot korespondenci uz iepriekš norādīto adresi vai pa tālruni +48 539 601 600.

2. Personāla atlases modelis

Silverhand sniedz darbiekārtošanas starpniecības pakalpojumus. Potenciālais darba devējs var būt subjekts, kas pieņem kandidātu darbā tieši, vai pagaidu darba aģentūra, kas nodarbina darbinieku un norīko viņu darba veikšanai darba devēja-lietotāja labā. Pagaidu darba gadījumā formālais darba devējs ir pagaidu darba aģentūra, savukārt darba devējs-lietotājs ir subjekts, kura labā un kura uzraudzībā un vadībā darbs faktiski tiek veikts. Pagaidu darba aģentūra un darba devējs-lietotājs var piedalīties kandidāta pieteikuma izvērtēšanā un turpmāko personāla atlases posmu organizēšanā. Pēc datu saņemšanas ārvalstu pagaidu darba aģentūra un darba devējs-lietotājs parasti darbojas kā atsevišķi datu pārziņi tādā apjomā, kādā tie patstāvīgi nosaka datu apstrādes nolūkus un līdzekļus. Tiem ir pienākums sniegt kandidātam savu informāciju par datu apstrādi. Ja pēc nodarbināšanas pagaidu darba aģentūra norīko darbinieku pie cita darba devēja-lietotāja vai citā projektā, turpmākā datu apstrāde un izpaušana notiek uz šīs aģentūras un attiecīgā darba devēja-lietotāja atbildību.

3. Apstrādes nolūki un juridiskais pamats

Personas dati tiks apstrādāti šādiem nolūkiem:

• pieteikuma saņemšanai un reģistrēšanai, saziņai ar kandidātu, kvalifikācijas, pieredzes, atļauju, valodu zināšanu, pieejamības un atbilstības izvēlētā piedāvājuma prasībām izvērtēšanai;
• kandidāta pieteikuma iesniegšanai potenciālajam darba devējam, tostarp ārvalstu pagaidu darba aģentūrai, kā arī – nepieciešamajā apjomā – darba devējam-lietotājam;
• interviju, profesionālo vai valodu testu organizēšanai, darba piedāvājuma un dokumentācijas sagatavošanai saistībā ar norīkošanu darbā ārvalstīs;
• kvalifikācijas, profesionālo atļauju un tiesību strādāt nodarbinātības valstī apstiprināšanai;
• Silverhand kā nodarbinātības aģentūrai noteikto juridisko pienākumu izpildei;
• sistēmu un komunikācijas drošības nodrošināšanai, procesa norises dokumentēšanai, sūdzību izskatīšanai, ļaunprātīgas izmantošanas novēršanai, kā arī prasījumu konstatēšanai, īstenošanai vai aizstāvībai;
• turpmāku personāla atlases procesu veikšanai – tikai pēc atsevišķas, brīvprātīgas kandidāta piekrišanas saņemšanas.

Datu apstrādes juridiskais pamats pašreizējā personāla atlases procesā ir VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts, proti, pēc kandidāta pieprasījuma veikt pasākumus, kas saistīti ar darbiekārtošanas starpniecības pakalpojuma sniegšanu un centieniem noslēgt līgumu ar potenciālo darba devēju. Atbilstošajā apjomā juridiskais pamats ir arī VDAR 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts, jo īpaši saistībā ar pienākumiem, kas izriet no darba tirgus un nodarbinātības dienestu tiesiskā regulējuma, kā arī VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts, proti, Pārziņa leģitīmās intereses, kas ietver drošību, procesa dokumentēšanu, sūdzību izskatīšanu un aizsardzību pret prasījumiem. Datu apstrāde turpmāko personāla atlases procesu vajadzībām notiek, pamatojoties uz VDAR 6. panta 1. punkta a) apakšpunktu, proti, pamatojoties uz atsevišķu kandidāta piekrišanu. Šādas piekrišanas neesamība neietekmē dalību pašreizējā personāla atlases procesā.

4. Apstrādāto datu apjoms

Silverhand var apstrādāt, cita starpā: vārdu un uzvārdu, kontaktinformāciju, dzimšanas datumu – ja tas ir nepieciešams, informāciju par izglītību, kvalifikāciju, profesionālo pieredzi, nodarbinātības vēsturi, valodu zināšanām, atļaujām un sertifikātiem, vadītāja apliecību – ja tā ir nepieciešama attiecīgajam amatam, pieejamību, ar nodarbinātību saistītās prasības un vēlmes, informāciju par gatavību pārcelties un tiesībām strādāt, kā arī datus, kas sniegti personāla atlases interviju laikā. Pirmās kandidatūras iesniegšanas posmā Silverhand neprasa norādīt PESEL numuru, bankas konta numuru, ģimenes stāvokli, informāciju par bērniem vai nosūtīt pilnu personu apliecinoša dokumenta kopiju. Šie dati var tikt iegūti vēlākā posmā tikai tad, ja tas būs nepieciešams konkrēta juridiska pienākuma izpildei, nepieciešamās dokumentācijas sagatavošanai vai līguma noslēgšanai. Lūdzam pieteikuma dokumentos neiekļaut īpašu kategoriju datus, jo īpaši informāciju par veselības stāvokli, invaliditāti, rasu vai etnisko izcelsmi, politiskajiem uzskatiem, reliģisko vai filozofisko pārliecību, dalību arodbiedrībās, ģenētiskajiem vai biometriskajiem datiem, seksuālo dzīvi vai seksuālo orientāciju, ja tie nav objektīvi nepieciešami konkrētajam procesam. Šādi dati tiks aktīvi izmantoti tikai tad, ja pastāv atbilstošs juridiskais pamats, jo īpaši atsevišķa skaidra piekrišana saskaņā ar VDAR 9. panta 2. punkta a) apakšpunktu vai tiesību aktos noteikts pienākums. Informācija par sodāmību un tiesību pārkāpumiem tiek apstrādāta tikai tad, ja to pieļauj Eiropas Savienības vai dalībvalsts tiesību akti. Kandidātam šāda informācija nav jāsniedz, ja Silverhand nav informējis, ka tā ir nepieciešama attiecīgajam amatam.

5. Datu saņēmēji

Personas dati var tikt izpausti vai nodoti apstrādei tikai nepieciešamajā apjomā:

• personām, kuras Silverhand ir pilnvarojis veikt personāla atlasi un apkalpot kandidātu procesus;
• hostinga, elektroniskā pasta, ATS, CRM, HR un IT pakalpojumu sniedzējiem, kā arī subjektiem, kas sniedz juridiskos, audita vai informācijas drošības pakalpojumus;
• potenciālajiem darba devējiem, kuru juridiskā adrese atrodas Polijā, ES vai EEZ, tostarp ārvalstu pagaidu darba aģentūrām;
• darba devējiem-lietotājiem, kuru labā kandidāts var veikt darbu, ja datu nodošana ir nepieciešama, lai izvērtētu kandidāta atbilstību konkrētam amatam, projektam vai norīkojuma periodam;
• publiskajām iestādēm un citiem subjektiem, kuriem saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem ir tiesības saņemt datus.

Dati darba devējam-lietotājam var tikt nodoti tieši no Silverhand vai ar ārvalstu pagaidu darba aģentūras starpniecību. Datu apjoms tiks ierobežots ar informāciju, kas nepieciešama kandidāta atbilstības izvērtēšanai un procesa organizēšanai. Silverhand nenosūta vienu kandidatūru neierobežotam vai nenoteiktam subjektu skaitam. Katra kandidāta kandidatūras iesniegšana attiecas uz konkrētu piedāvājumu, amatu, projektu vai darba devēju, kas atbilst kandidāta kvalifikācijai un vēlmēm.

6. Informācija par pagaidu darba aģentūru un darba devēju-lietotāju

Ja ārvalstu pagaidu darba aģentūras vai darba devēja-lietotāja nosaukums ir norādīts sludinājumā, veidlapā vai paziņots kandidātam intervijas laikā, dati var tikt nodoti šim subjektam norādītā personāla atlases procesa ietvaros. Ja pagaidu darba aģentūras vai darba devēja-lietotāja identitāte iepriekš nav atklāta, Silverhand – pirms datu nodošanas – informēs kandidātu (pa tālruni) vismaz par subjekta nosaukumu, tā juridiskās adreses valsti, amatu vai projekta veidu, kā arī šī subjekta lomu personāla atlases procesā. Kandidāts var atteikties no savu datu nodošanas konkrētam subjektam, neietekmējot iespēju piedalīties citos personāla atlases procesos.

7. Datu nosūtīšana ārpus Eiropas Ekonomikas zonas

Šajā klauzulā ietvertie procesi tiek veikti tikai to darba devēju un darba devēju-lietotāju labā, kuru juridiskā adrese atrodas Polijā, Eiropas Savienībā vai Eiropas Ekonomikas zonā. Šo procesu ietvaros Silverhand nenosūta kandidatūras darba devējiem vai darba devējiem-lietotājiem, kuru juridiskā adrese atrodas ārpus EEZ. Ja konkrēta IT rīku pakalpojumu sniedzēja izmantošana tehniski būtu saistīta ar datu nosūtīšanu ārpus EEZ, šāda nosūtīšana var notikt tikai saskaņā ar VDAR V nodaļu, jo īpaši pamatojoties uz Eiropas Komisijas lēmumu par atbilstošu aizsardzības līmeni, standarta līguma klauzulām vai citu tiesību aktos paredzētu mehānismu.

8. Datu glabāšanas periods

Dati, kas attiecas uz pašreizējo personāla atlases procesu, tiks glabāti procesa norises laikā un parasti līdz 24 mēnešiem pēc tā pabeigšanas, jo īpaši, lai dokumentētu personāla atlases procesa norisi, izskatītu sūdzības un konstatētu, īstenotu vai aizstāvētu prasījumus. Ja kandidāts tiks norīkots darbā vai tiks sagatavota nepieciešamā dokumentācija, dati tiks glabāti tiesību aktos noteikto laiku, kā arī tik ilgi, cik nepieciešams pakalpojumu izpildei un norēķiniem, kā arī aizsardzībai pret prasījumiem. Dati, kas tiek apstrādāti turpmāko personāla atlases procesu vajadzībām, tiks glabāti 24 mēnešus no piekrišanas sniegšanas brīža vai līdz tās agrākai atsaukšanai. Pēc piekrišanas atsaukšanas dati netiks izmantoti turpmākajiem personāla atlases procesiem, ja vien nepastāv cits juridisks pamats to turpmākai glabāšanai. Strīda gadījumā dati var tikt glabāti līdz tā galīgai izbeigšanai un pieņemtā lēmuma izpildei.

9. Datu sniegšanas brīvprātīgums

Datu sniegšana ir brīvprātīga, tomēr nepieciešamo datu trūkums kandidāta izvērtēšanai, saziņai vai dokumentācijas sagatavošanai var padarīt neiespējamu dalību konkrētajā personāla atlases procesā. Piekrišana turpmākiem personāla atlases procesiem ir pilnībā brīvprātīga. Piekrišanas nesniegšana vai tās vēlākā atsaukšana nerada negatīvas sekas pašreizējā procesā.

10. Kandidāta tiesības

Kandidātam ir tiesības: piekļūt datiem un saņemt to kopiju, labot datus, dzēst datus – tiesību aktos paredzētajos gadījumos, ierobežot apstrādi, pārnest datus – ja apstrāde notiek, pamatojoties uz piekrišanu vai līgumu, un automatizētā veidā, iebilst pret apstrādi, kas balstīta uz VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunktu, kā arī jebkurā laikā atsaukt piekrišanu tādā apjomā, kādā apstrāde ir balstīta uz piekrišanu. Piekrišanas atsaukšana neietekmē pirms tās atsaukšanas veiktās apstrādes likumību. Datu dzēšanas pieprasījums neattiecas uz datiem, kurus Silverhand ir pienākums turpināt apstrādāt, pamatojoties uz juridisku pienākumu vai lai konstatētu, īstenotu vai aizstāvētu prasījumus. Lai īstenotu savas tiesības, lūdzam sazināties ar Silverhand, rakstot uz adresi rodo@silverhand.eu.

11. Sūdzība uzraudzības iestādei

Ja kandidāts uzskata, ka viņa datu apstrāde pārkāpj tiesību aktu noteikumus, viņam ir tiesības iesniegt sūdzību Personas datu aizsardzības biroja priekšsēdētājam.

12. Automatizēta lēmumu pieņemšana

Silverhand attiecībā uz kandidātiem nepieņem lēmumus, kas rada juridiskas sekas vai līdzīgā veidā būtiski ietekmē kandidātus, tikai automatizētā veidā. IT rīki var palīdzēt kandidātu pieteikumu kārtošanā un atbilstības noteikšanā, tomēr galīgo kandidāta izvērtēšanu un lēmumu par tā iesniegšanu veic vai apstiprina cilvēks.